OHSAS 18001 y la nueva Guía Técnica para la Integración de la Prevención en las empresas del INSHT

El Instituto Nacional de Seguridad e Higiene (INSHT) ha publicado recientemente la Guía Técnica para la Integración de la Prevención de Riesgos Laborales dentro de la Estrategia Española de Seguridad y Salud en el Trabajo (2007–2012).

Comprobada desde hace años, la necesidad existente de integrar la prevención en las empresas para mejorar las condiciones de seguridad y salud de los trabajadores, el INSHT publica dicha Guía Técnica que se convierte en un instrumento fundamental, aunque no tenga carácter vinculante. En ella se da a conocer la necesidad y los conceptos básicos sobre la integración y proporciona orientaciones prácticas que facilitan la consecución de este objetivo.

En uno de sus apartados (5.4), la Guía habla de los Sistemas Normalizados de Gestión de la Prevención. Nombrando a las normas OHSAS como una buena herramienta que permite, siempre que la empresa disponga de buena voluntad y esté concienciada, el cumplimiento de la legislación en materia de prevención y la demostración a nivel internacional de su excelencia preventiva.

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Jornada Técnica: 10 años de OHSAS 18001. Conclusiones

Tal y como os indicamos la semana pasada en este blog, con motivo del décimo aniversario de la OHSAS 18001, AENOR celebraba una jornada técnica sobre dicho estándar en la Cámara de Comercio de Madrid.

A este evento asistieron representantes tanto de la administración (Ministerio de Trabajo e Inmigración e Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo, INSHT) como del sector privado (sector servicios, energético y alimentario).

Durante las exposiciones de la administración, se informó de que sus esfuerzos se están centrando en que las empresas logren integrar la prevención de riesgos laborales en sus sistema de gestión tal y como recoge el artículo 16 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales. Para ello se creó la Guía Técnica para la Integración de la Prevención de Riesgos Laborales del INSHT.

Por parte de las empresas asistentes todos coincidieron en haber detectado mejoras significativas en materia de prevención de riesgos en sus organizaciones (disminución del número de accidentes, mayor integración de la prevención en la empresa, cumplimiento de la normativa aplicable, mejora de imagen, mejora de las comunicaciones internas, etc.)

Ambas partes coincidieron en que la certificación del estándar OHSAS 18001 constituye una garantía para que las empresas puedan demostrar su desempeño en el ámbito de la seguridad y salud en el trabajo.

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Jornada Técnica: 10 años de OHSAS 18001

En estos años, el estándar internacional OHSAS18001 se ha convertido en la principal herramienta de las organizaciones para implantar y certificar un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Con motivo del décimo aniversario de dicha norma, la Asociación Española de Normalización y Certificación (AENOR), organiza esta semana una jornada técnica dirigida a todas las organizaciones interesadas, con el objeto de:

- presentar los aspectos fundamentales de OHSAS 18001,
- analizar los cambios introducidos en la nueva versión,
- estudiar la integración de la prevención en las organizaciones y,

- conocer las experiencias reales de algunas empresas certificadas con la

OHSAS 18001.

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Sistemas de gestión integrados. Dificultades de implantación

Pese a las numerosas ventajas que proporciona el integrar los tres sistemas de gestión (calidad, medio ambiente y seguridad y salud), se deben tener en cuenta las siguientes dificultades a la hora de implantar un sistema integrado:

• Dificultad para disponer de personal cualificado en los tres sistemas:

Será necesario para tener una visión global, la formación en los tres ámbitos del sistema tanto para el responsable del sistema integrado como para los mandos intermedios o responsables de procesos. Conocer las particularidades de cada sistema, los requisitos legales ambientales y de prevención, comprender de forma técnica el proceso y el producto necesario para controlar la calidad, hacen necesario contar con personal que posea conocimiento en cada una de estas áreas.

• Concienciación:

Cambiar la mentalidad de la plantilla de la organización es difícil y requiere tiempo, pero es la base sin la cual no es posible desarrollar y llevar adelante un sistema donde todos se sientan partícipes de los logros y las mejoras en la calidad, ambientales y de seguridad y salud. Es necesario establecer mecanismos para consolidar y promover una actitud que asegure que el proceso sea autosostenible en el futuro.

• Conflictos de autoridad:

En pequeñas y medianas empresas en las que no existe un responsable para cada sistema es corriente que las responsabilidades que implica el mantenimiento de un sistema integrado sean asignadas a varias áreas o departamentos de la empresa, lo cual puede provocar reticencias de los distintos responsables.

No se debe olvidar que el reto de la integración es consolidar los sistemas existentes para asegurar la incorporación de los nuevos requisitos que aparecerán en el futuro. La implantación con éxito de un sistema de gestión integrado constituye, por tanto, una ventaja para las organizaciones que han apostado por ello, puesto que les permite ser capaces de adaptarse en menor tiempo a unos requisitos de mercado en constante evolución.

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Sistemas de gestión integrados. Ventajas II

Continuando con las ventajas de la integración de sistemas, otros beneficios para la empresa son:

• Mejora del acceso a la información y el control de gestión.

La información de la organización está interrelacionada y en estos casos se suele tener integrada a través de herramientas como los gestores documentales o la intranet de la organización. De esta forma queda asegurado el libre acceso a la misma por parte de todo el personal de la organización.

• Menor esfuerzo global de formación del personal e implantación del sistema.

Gracias a la similitud en los esquemas de funcionamiento de estos sistemas, una vez formado o explicado el funcionamiento de un sistema de gestión, los otros presentan diferencias mínimas en cuanto a su arquitectura. La formación adecuada consistiría en explicar los apartados comunes en primer lugar y resaltar los procedimientos o practicas específicas de cada uno de ellos.

• Relacionabilidad de las diferentes tareas en un único puesto de trabajo.

En muchas ocasiones las diversas tareas correspondientes a los Sistemas de Gestión pueden ser ejecutadas por una única persona, de modo que los criterios de actuación son comunes en cuanto a su aplicación. De esta forma, podemos encontrar la función del Responsable de Calidad, Medio Ambiente y PRL en la misma persona. Al estar centralizado en la misma figura, dicho control aumenta en eficiencia.

• Compromiso de la empresa.

La implantación de un Sistema Integrado de Gestión permite a la organización demostrar su compromiso hacia todas las partes interesadas en la misma y no sólo hacia el cliente, ya que cubre todos los aspectos del negocio, desde la calidad del producto y el servicio al cliente, hasta el mantenimiento de las operaciones dentro de una situación de desempeño ambiental y de seguridad y salud ocupacional aceptables.

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Sistemas de gestión integrados. Ventajas I

Algunas de las principales ventajas de la integración de sistemas de gestión son:

• Mejoras operativas.

El hecho de establecer procedimientos que afecten a diferentes áreas de la empresa favorece la comunicación entre dichos departamentos. Permite tener un solo sistema documental, integrar la política y los objetivos, así como realizar las auditorías internas de forma integrada y una sola revisión por la Dirección.

• Alineamiento de las diferentes políticas y objetivos de la organización.

Al integrar los diferentes sistemas de gestión se asegura la distribución adecuada de los periodos de dedicación a cada uno de ellos, los recursos y las medias en cada una de las áreas. Equilibrando también la importancia de cada área de gestión.

• Simplificación de la estructura documental del sistema.

En los tres sistemas (prevención de riesgos laborales, calidad y medio ambiente) existen elementos comunes que permiten a la organización definir procedimientos en los que se unifican los requisitos exigibles por las tres normas de referencia (ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001). De esta forma se consigue un ahorro de documentación.

• Menor esfuerzo de mantenimiento del sistema.

Al reducirse el número de los documentos que componen el sistema integrado respecto de los tres sistemas por separado, la reedición de documentos, su distribución y difusión, etc., resulta más rápida y sencilla.

• Ahorro de costes derivados de auditorías.

Ya que la integración de sistemas minimiza la documentación, se reduce a su vez el tiempo de ejecución de la auditoría y por tanto el coste de la misma. Otra de las ventajas de la auditoría integrada es la menor dedicación de tiempo por parte de los diversos responsables auditados que, en caso de tratarse de procesos de auditoría independientes, deben triplicar dicho recurso para atender a cada proceso.


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Sistemas de gestión integrados. Medio Ambiente III

La implantación de la Norma ISO 14001:2004 en las empresas supone la consecución de los siguientes objetivos:

• Identificar y valorar la probabilidad y dimensión de los riesgos a los que se expone la empresa por problemas ambientales.


• Valorar que impactos tienen las actividades de la empresa sobre el entorno.


• Definir los principios base que tendrán que conducir a la empresa al ajuste de sus responsabilidades ambientales.


• Establecer a corto, mediano, largo término objetivos de desempeño ambiental balanceando costes y beneficios.


• Valorar los recursos necesarios para conseguir estos objetivos, asignando responsabilidades y estableciendo presupuestos de material, tecnología y personal.


• Elaborar procedimientos que aseguren que cada empleado obre de modo que contribuya a minimizar o eliminar el eventual impacto negativo sobre el entorno de la empresa.


• Comunicar las responsabilidades e instrucciones a los distintos niveles de la organización y formar a los empleados para una mayor eficiencia.


• Medir el desempeño con referencia en los estándares y objetivos establecidos.


• Efectuar la comunicación interna y externa de los resultados conseguidos para motivar a todas las personas implicadas hacia mejores resultados.

La implantación de un Sistema de Gestión Ambiental puede suponer, aparte de beneficios ecológicos, los siguientes beneficios económicos:

• Mejora de la gestión empresarial y rendimiento de la actividad empresarial.


• Ahorro de costes a corto/largo plazo a través de control y reducción de materias primas, energía y agua, residuos etc.


• Mejora de imagen y posibilidades de marketing.


• Cumplimiento de la legislación y mejora de las relaciones con la Administración medioambiental.


• Aumento de la motivación de los empleados.


• Anticipación al mercado y a las exigencias futuras.

En definitiva, la implantación de un Sistema de Gestión Ambiental representa beneficios económicos derivados de la sustitución de soluciones costosas de última hora por una protección preventiva del medio ambiente.


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Sistemas de gestión integrados. Medio Ambiente II

Tal y como se explicó la anterior semana, la Norma ISO 14001:2004 es la más extendida a la hora de implantar un sistema de gestión ambiental en las empresas.

La Norma ISO 14001:2004 es un conjunto de estándares internacionales que definen los requisitos necesarios para el desarrollo e implementación de un sistema de gestión que asegure la responsabilidad ambiental de la empresa previniendo la contaminación pero considerando las necesidades socioeconómicas de la compañía. Se trata de un plan estratégico que, de acuerdo con la política ambiental de la empresa, determina los objetivos y metas a corto, medio y largo plazo y coordina los recursos humanos, técnicos y económicos necesarios para su consecución.

Esta norma, al igual que la ISO 9001 de Calidad o la OHSAS 18001 de Seguridad y Salud, no tienen categoría de ley, es decir, su adopción no es de carácter obligatorio en las empresas. Sin embargo, la no adopción de estas normas limita a las empresas a lidiar en un mercado nacional e internacional cada vez más competitivo en el que cada aña existe un mayor número de empresas con dichos sistemas de gestión ya integrados en sus procesos productivos.

En este sentido, podría considerarse casi imperativo para toda empresa que quiera hacerse de un lugar dentro de la competitividad mundial reconocer una variable ambiental dentro de todos sus métodos y procedimientos.

De esta manera, una industria limpia nos permitirá tener mejor calidad de vida sin dañar el ecosistema que nos rodea así como la salud de nuestros trabajadores.


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Sistemas de gestión integrados. Medio Ambiente

Tal y como venimos explicando en las últimas semanas sobre sistemas de gestión integrada, los sistemas de gestión de seguridad y salud se suelen integrar con los sistemas de gestión de calidad y los de gestión ambiental. Hoy nos centraremos en describir los sistemas de gestión de medioambiental.

Los sistemas de gestión ambiental son un mecanismo de regulación de la gestión de las organizaciones que permite que su actividad productiva cumpla con la legislación mediambiental vigente y el alcance de los objetivos ambientales de la organización establecidos.

Los sistemas de gestión ambiental están basados en dos principios fundamentales:
1. Programar previamente las situaciones y las actividades.
2. Controlar el cumplimiento de la programación.

Lo que se busca es conseguir la inocuidad de la actividad productiva mediante la adecuación de las instalaciones y de las actividades conseguidas.

Un sistema de gestión ambiental será un conjunto de procedimientos que definan la mejor forma de realizar las actividades que sean susceptibles de producir impactos ambientales. Para ello se han establecido ciertos modelos o normas internacionales que regulan las condiciones mínimas que deben cumplir dichos procedimientos.

Existen varios modelos de gestión ambiental, pero el modelo más extendido es la Norma ISO 14001:2004. También existe el reglamento europeo EMAS, basado en la norma ISO 14001 pero con requisitos adicionales (entre otros, la declaración ambiental pública)

Aunque estos modelos o normas internacionales regulan las condiciones mínimas que deben cumplir dichos procedimientos, esto no significa que dichas condiciones no puedan ser superadas por voluntad de la organización o por exigencias concretas de sus clientes.

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Sistemas de gestión integrados. Calidad III

Los sistemas de gestión de la calidad según las normas ISO 9001 e ISO 9004, se concibieron en base a los siguientes principios básicos:

1.- Enfoque al cliente: las organizaciones dependen de sus clientes, por lo tanto deben comprender sus necesidades actuales y futuras, satisfacer sus requisitos y esforzarse en superar sus expectativas.

2.- Liderazgo: los líderes establecen la unidad de propósito y la orientación de la organización. Éstos deben crear y mantener un ambiente interno adecuado, en el cual el personal pueda llegar a involucrarse en el logro de los objetivos de la empresa.

3.- Participación del personal: El personal, a todos los niveles, es la esencia de la organización, y su total compromiso posibilita el beneficio para la empresa.

4.- Enfoque basado en procesos: Todas las actividades utilizan diversos recursos, éstas se gestionan con el fin de permitir la transformación de entradas (inputs) en salidas (outputs), considerándose como procesos. Bajo este enfoque, los resultados deseados se alcanzan más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso pues nos permite el tener control continuo sobre procesos individuales dentro del propio sistema de procesos, así como sobre su combinación e interacción.

5.- Enfoque de sistema para la gestión: identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema, contribuye a la eficacia y eficiencia de la organización en el logro de sus objetivos.

6.- Mejora continua: la mejora continua del desempeño global de la organización, debe de ser un objetivo permanente de ésta. Es el punto fundamental y el que define la base y estructura de toda la Norma. Este principio se convierte en el objetivo permanente del sistema para incrementar la probabilidad de aumentar la satisfacción de los clientes y de otras partes interesadas.

7.- Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones: las decisiones eficaces se basan en el análisis de los datos y en la información previa.

8.- Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor: una organización y sus proveedores son interdependientes, y una relación mutuamente beneficiosa aumenta la capacidad de ambos para crear valor.

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Sistemas de gestión integrados. Calidad

Tal y como se comentó la anterior semana sobre sistemas de gestión integrada, los sistemas de gestión de seguridad y salud se suelen integrar con los sistemas de gestión de calidad y los de medio ambiente. Hoy nos centraremos en describir los sistemas de gestión de calidad.

Un sistema de calidad es un mecanismo de regulación de la gestión de las organizaciones relacionado con la calidad de los productos o servicios suministrados, la economía de los procesos y rentabilidad de las operaciones, la satisfacción de los clientes y de las demás partes interesadas y la mejora continua de los anteriores aspectos. Los sistemas de gestión de calidad se basan en dos principios:

1. Programar previamente las actividades a realizar.
2. Controlar el cumplimiento de la programación.

Su objetivo es conseguir la calidad de productos o servicios que satisfacen plenamente las expectativas del cliente mediante la calidad de los procesos.

Un sistema de gestión de calidad será, por tanto, un conjunto de procedimientos que definan la mejor forma de realizar los productos y que puedan ser verificados. Para ello se han establecido ciertos modelos o normas internacionales que regulan las condiciones mínimas que deben cumplir dichos procedimientos.

Estos sistemas de gestión de calidad vienen regulados por la serie de normas ISO 9000, conjunto de estándares que permiten seleccionar, implementar y mantener sistemas que aseguren la calidad de los bienes producidos y que respalden el prestigio de unas empresas frente a otras.

Algunas de estas normas especifican requisitos para sistemas de gestión de calidad (ISO 9001, 9002, 9003) y otras dan una guía para ayudar en la interpretación e implementación del sistema de gestión de calidad (ISO 9004).

En la siguiente semana describiremos cada una de estas normas.


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Sistemas de gestión integrados. La gestión empresarial

La Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales, establece en su artículo 16.1 que “la prevención de riesgos laborales deberá integrarse en el sistema de gestión de la empresa”.

Una buena gestión empresarial debe basarse en la mejor preparación de sus recursos humanos, materiales e intelectuales. Esta gestión empresarial también debe obedecer a ciertos límites y requisitos relacionados con nuevos estándares de calidad, ambientales y de prevención de riesgos laborales y sociales. Por lo que, la planificación y utilización del capital humano y de los recursos materiales e intelectuales deben apuntar a la satisfacción de estos estándares, que parten de las mismas exigencias del consumidor, sin sacrificar la rentabilidad de la empresa en el proceso.

Además de los sistemas de gestión referentes a la prevención de riesgos laborales de los cuales venimos hablando durante todas estas semanas, existen otro tipo de sistemas de gestión como son los enfocados a una adecuada gestión de la calidad o del medio ambiente durante la actividad productiva de una empresa.

Existen muchas similitudes entre los conceptos de Gestión de la Calidad, Gestión Ambiental y Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, ya que los principios de una buena gestión son los mismos, así como sus implantaciones y puntos normativos. Este hecho facilita mucho la integración de dichos sistemas de gestión.

Hasta hace muy poco tiempo las funciones de calidad, medio ambiente y prevención de riesgos laborales han seguido un desarrollo independiente y paralelo en el mundo industrial. Los tres sistemas han tenido un origen diferente, la calidad se ha desarrollado impulsada fuertemente por la competencia, por la necesidad de mejorar la competitividad empresarial. La prevención de riesgos laborales ha sido impulsada por el establecimiento de regulaciones gubernamentales y por la presión de las organizaciones sindicales, mientras que el medio ambiente lo ha hecho por la legislación y la sociedad.

En las siguientes semanas seguiremos hablando de los diversos aspectos de los sistemas de gestión integrados.

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OHSAS 18002. ¿Que es?

La norma OHSAS 18002 es un documento que surge como respuesta a la necesidad de orientación acerca de la implantación de la especificación OHSAS 18001 en las empresas. OHSAS 18002 no formula requisitos adicionales ni establece enfoques obligatorios para la implantación de OHSAS 18001. Esta norma proporciona asesoramiento genérico desarrollando y ampliando el estándar OHSAS 18001 para ayudar en la comprensión de su contenido, facilitando de esta forma la implantación de un sistema de gestión de seguridad y salud en las organizaciones.

El antigua versión de OHSAS 18002 del año 2000, está a punto de ser sustituida por la nueva versión OHSAS 18002:2008. El Grupo de Trabajo OHSAS (grupo de expertos internacional compuesto por organismos nacionales de normalización, certificadoras, organismos de acreditación, administración y organizaciones industriales) aprobó, en su última reunión celebrada del 8 al 12 de septiembre en Billund (Dinamarca), la publicación para el mes de noviembre de 2008, de la nueva versión del estándar “OHSAS 18002. Directrices para la implementación de OHSAS 18001”

Según la OHSAS 18002:2008, el sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo debe formar parte del sistema de gestión global de la empresa. Este sistema se emplea para desarrollar e implementar su política a este respecto y gestionar sus riesgos, lo que facilita la integración de la prevención en la organización. De este modo, la organización debe establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar continuamente este sistema de gestión de acuerdo con los requisitos del estándar OHSAS 18001, y determinar cómo cumplirá estos requisitos.

La nueva versión de la OHSAS 18002 proporciona un formato más lógico y flexible con respecto a la OHSAS 18002:2000, para acercarse más a la realidad de las organizaciones facilitándoles así su aplicación.

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OHSAS 18001. Auditoria y Certificacion II

Siguiendo con el anterior artículo sobre Auditorías y Certificación en los sistemas de gestión de seguridad y salud, hay que diferenciar entre dos tipos de auditorías:

• auditorías internas, realizadas por el personal de la empresa;


• auditorías externas, cuyo objeto es la posible obtención, a través de una entidad acreditada, de la certificación de que se ha implantado un sistema de gestión conforme a los requisitos y a las especificaciones contenidas en la norma OHSAS 18001. Para mantener esta certificación las auditorías externas deben ser repetidas periódicamente.

El procedimiento de las auditorías consta de cuatro fases:

• Preparación de la auditoría: el equipo auditor recaba toda la información necesaria, se analiza y se define el alcance de la auditoría y sus objetivos.


• Realización de la auditoría: el equipo auditor comprueba que el sistema de gestión implantado cumple con los requisitos exigibles, tomando nota de aquello que pueda ser significativo a la hora de detectar “no conformidades” (incumplimientos de requisitos).


• Realización del informe: se elabora el informe donde se resumen las actuaciones realizadas y los resultados obtenidos.

• Reunión con la gerencia de la empresa y sus representantes, donde el equipo auditor comunica las “no conformidades” detectadas y las conclusiones. También pueden exponerse las acciones necesarias para corregir dichas desviaciones.

La auditoría no se da por finalizada hasta que se cierran las acciones correctivas derivadas de las “no conformidades” detectadas. En el caso de necesitar tiempo para poder tomar las acciones de mejora propuestas, la auditoría se suspende temporalmente y se reanuda en la fecha prevista para el cierre de las acciones acordadas.

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OHSAS 18001. Auditoría y Certificación I

Las auditorías son procesos sistemáticos, independientes y documentados para detectar las deficiencias del sistema de gestión, en este caso el sistema de gestión de seguridad y salud.

Las auditorías permiten determinar las correcciones y establecer las modificaciones o las actuaciones de mejora necesarias para el sistema de gestión. Son herramientas que nos ayudan a evaluar la eficacia del sistema de gestión implantado asegurando la mejora continua del sistema.

A través de la auditoría se comprueba que el sistema de gestión de seguridad y salud:

• Es conforme con las disposiciones planificadas para la gestión de la seguridad y salud de la empresa incluidos en los requisitos de la norma OHSAS;
• Se ha implantado adecuadamentelas y se mantiene,
• Es eficaz para cumplir con la política y los objetivos propuestos por la organización.

En una auditoría intervienen tres figuras:

• el cliente de la auditoría o persona u organismo que la solicita.


• el auditado o la organización sometida a la auditoría.


• el auditor o la persona con competencia para realizar auditorías.
  

Los auditores deberán ser competentes e independientes. Para ello deben contar por un lado con la formación y experiencia específica en sistemas de gestión, en las técnicas de auditoría y en las materias y en los aspectos técnicos objeto de la misma, así como con la legislación vigente de aplicación; y por otro lado, deberán tener los medios adecuados para llevar a cabo su actividad.

Al decir que un auditor es independiente no significa que deba ser externo a la organización, sino que debe ser ajeno a la responsabilidad directa sobre la actividad que se está auditando.

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Instrucciones de Trabajo del sistema de gestion segun la OHSAS 18001

Las instrucciones de trabajo son aquellos documentos de menor rango a los procedimientos que describen y detallan cómo se realizan determinadas actividades que suponen especiales riesgos para la salud y seguridad de los trabajadores.

Estas instrucciones de trabajo desarrollan paso a paso la forma de llevar a cabo un trabajo o tarea. En ellas deben estar recogidos todos aquellos aspectos que afecten a la seguridad de las personas que vayan a ejecutar dichas tareas, a fin de que conozcan como actuar correctamente en las diferentes fases u operaciones y sean conscientes de las atenciones especiales que deben tener en momentos u operaciones claves para su seguridad personal, la de sus compañeros y la de las instalaciones.

El trabajador destinatario de la instrucción deberá recibir la información de una manera clara y sencilla, resaltando aquellos aspectos de seguridad más importantes. En ocasiones, como refuerzo se puede también entregar una norma de seguridad sobre los puntos más críticos.

Estos documentos se entregarán a todos los trabajadores implicados en las tareas que se describan y siempre deberán encontrarse lugares de fácil acceso y consulta.

La elaboración de estas instrucciones de trabajo debería corresponder a los responsables de las áreas de trabajo y de los procesos productivos ya que son las personas que mejor conocen el trabajo que se lleva a cabo en su sección. Para ello sería recomendable el tener en cuenta el asesoramiento de expertos y la opinión de los trabajadores que son quienes van a aplicar esas instrucciones.

La estructura y contenido de la instrucción de trabajo suele ser el mismo que el de los procedimientos: Objetivos, Alcance, Responsabilidades, Desarrollo y Referencias (a leyes, a notas técnicas de prevención, etc.)

Como ejemplos, se podrían realizar instrucciones técnicas para trabajos en espacios confinados o en alta tensión.

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Registros del sistema de gestión según la OHSAS 18001

Como en cualquier otro tipo de sistema de gestión, uno de los principios básicos es que el sistema de gestión esté documentado. A partir de los procedimientos necesarios para la correcta realización y el control de determinadas tareas o actividades de nuestro sistema de gestión de seguridad y salud, se deberán establecer sus correspondientes registros.

Como ya se ha indicado anteriormente, los registros son los formatos del sistema de gestión una vez cumplimentados. Estos documentos presentan los resultados obtenidos y proporcionan evidencias de las actividades preventivas desempeñadas.

Tienen la doble función por un lado, de evidenciar la adecuación y eficacia del sistema de gestión, y por otro lado de ser la base para tomar las decisiones pertinentes para la mejora del sistema.

Los registros, así como el resto de documentación, deben ser los estrictamente necesarios, diseñados de forma simple con información básica. Éstos serán gestionados de la forma más sencilla y práctica posible para aumentar su eficacia y facilitar su posterior control y toma de decisiones.

En cada procedimiento se establecerán sus registros correspondientes y quién tendrá copias de dichos registros.

Estos registros deberán codificarse de forma sencilla, se establecerá un listado de registros del sistema de gestión, de forma que siempre estén accesibles y localizables.

Como ejemplo de registros de un sistema de gestión de seguridad y salud podremos encontrar entre otros:

- Los resultados de la evaluación de riesgos.
- El listado de normativa y otros requisitos aplicable a la empresa que implante el sistema de gestión.

- El resultado de las investigaciones de accidentes e incidentes.
- Los resultados de las inspecciones de seguridad.
- Las actas de entrega a los trabajadores de los equipos de protección.

- Etc.

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Procedimientos segun la OHSAS 18001

Los procedimientos son documentos que describen de forma detallada cómo se realizan determinadas actividades, procesos o funciones descritas en el Manual, asignando al efecto los responsables de su ejecución.

Al igual que el Manual, su obligatoriedad no está recogida en la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, sin embargo, la Norma OHSAS 18.001, exige al menos, los siguientes procedimientos que deben establecerse, implementarse y mantenerse:

- Identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles.
- Identificación y acceso a requisitos legales y otros requisitos de Seguridad y Salud aplicables.
- Competencia, formación y toma de conciencia.
- Comunicación.
- Participación y consulta.
- Control y gestión de los documentos y registros del Sistema de Gestión
de Seguridad y Salud.
- Control operacional de las actividades asociadas a los peligros identificados.
- Identificación y respuesta ante emergencias.
- Seguimiento y medición.
- Evaluación del cumplimiento legal y otros requisitos
- Investigación de accidentes e incidentes.
- No conformidades, acciones correctivas y acciones preventivas.
- Auditoría.

Existen otros elementos para los cuales la Norma OHSAS 18.001 no exige procedimiento pero sí obliga a documentarlo de alguna forma, como son:

- Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad.
- Establecimiento de objetivos y programas de gestión.
- Resultados de la Revisión por la Dirección.

Dependiendo de cada empresa, su alcance y actividad, puede tener otros procedimientos más específicos relacionados por ejemplo con el Control Operacional o el Seguimiento y Medición.

La estructura común de dichos procedimientos es la siguiente:
- Objeto
- Alcance
- Definiciones
- Responsabilidades
- Desarrollo
- Referencias
- Anexos (formatos simples y sencillos, que se convierten en los registros del Sistema de Gestión una vez se hallan cumplimentado).

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OHSAS 18001. Manual del sistema de gestion

Aunque su obligatoriedad no está recogida en la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, sin embargo, tal y como indica la Norma OHSAS 18.001, el manual del sistema de gestión en prevención de riesgos laborales, es un documento necesario. El manual es el documento básico y principal del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud de la organización.

Este documento describe el propio sistema de gestión, define la política de prevención de la empresa y establece las funciones y las responsabilidades en materia de prevención de riesgos laborales en la organización.

Para que el manual pueda ser entendido por todo el personal de la empresa, se deberá escribir de la forma más simple posible. Éste recogerá al menos los siguientes puntos:

a) el índice del manual del sistema de gestión con su organización interna.

b) la política preventiva de la empresa, los principios preventivos y los objetivos que se persiguen en esta materia.

c) la presentación de la empresa y la estructura organizativa de la misma.

d) las responsabilidades y funciones de todos los sujetos implicados en la empresa en materia de prevención de riesgos laborales, así como las interrelaciones entre éstos.

e) el objeto y alcance en la empresa de la implantación de la Norma OHSAS 18.001.

f) la relación de procedimientos preventivos, sus elementos y modo de elaboración.

g) la relación de instrucciones de trabajo, sus elementos y modo de elaboración.

h) la colección de formatos que servirán de soporte a los registros resultantes de la aplicación de los distintos procedimientos e instrucciones de trabajo que forman parte del sistema de gestión.

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Metodología de la OHSAS 18.001

La norma OHSAS 18.001 se basa en la metodología “PHVA”, que significa “Planificar-Hacer-Veríficar-Actuar”. Para implantar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud se deben seguir estos pasos que consisten en:

- Planificar: se conciben los objetivos y procesos necesarios para conseguir los propósitos establecidos en la Política de Seguridad y Salud definida por la Alta Dirección de la empresa.

- Hacer: se implementan los procesos definidos durante la planificación, se llevan a cabo las actividades preventivas recogidas en los procedimientos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud.

- Veríficar: se realiza el seguimiento y la medición de los procesos según lo establecido en la Política de Seguridad y Salud, en los objetivos y las metas y; en los requisitos legales así como otros requisitos en materia de prevención de riesgos laborales que la empresa suscriba. Se realizan auditorias internas para detectar posibles no conformidades del Sistema de Gestión. Las conclusiones obtenidas de la verificación se harán conocer a la Alta Dirección de la organización mediante informes de Auditoría. La Alta Dirección de la organización procede a revisar el Sistema de Gestión.

- Actuar: se toman medidas para mejorar continuamente los resultados derivados del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud. Esta acción significa aplicar Acciones correctivas y Acciones preventivas como consecuencia de las conclusiones establecidas en los informes de Auditoría, lo cual favorece la mejora continua del Sistema de Gestión.


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